¿Qué es el formulario fiscal W-9?

El formulario fiscal W-9 es un documento utilizado en los Estados Unidos por entidades que pagan ingresos a contratistas independientes, profesionales independientes o entidades legales. Este formulario se utiliza para recopilar la información del contribuyente, como el nombre, la dirección y el número de identificación fiscal (normalmente el número de Seguro Social o el número de identificación del empleador, dependiendo del tipo de contribuyente).

El propósito principal del formulario W-9 es obtener la certificación del contribuyente de que el número de identificación fiscal proporcionado es correcto y de que no se le debe retener impuestos en su totalidad o en parte. Al proporcionar esta información, el contribuyente certifica además que es un contribuyente sujeto a respaldar que está exento de la retención de impuestos en virtud del Código de Rentas Internas.

Las entidades que pagan ingresos a contratistas suelen requerir que estos completen un formulario W-9 antes de que se realicen los pagos. Esto les ayuda a cumplir con sus obligaciones de presentación de informes al IRS (Servicio de Impuestos Internos) y a asegurarse de que están cumpliendo con las regulaciones fiscales adecuadas.

¿Quién debe rellenar el formulario fiscal W-9?

Hay varias instancias en las que se te podría pedir completar el Formulario W-9. A continuación están algunos de los escenarios más comunes:

• Trabajas por cuenta propia y firmas para hacer un proyecto para otro negocio donde esperas ganar $600 o más durante el año fiscal. El departamento contable de la empresa te pedirá llenar el W-9 para poder declarar tus ingresos al IRS y enviarte un Formulario 1099-MISC o 1099-NEC.
• Ganaste un concurso con un premio en efectivo que excede los $600. El patrocinador del concurso probablemente necesite un W-9 para poder declarar tus ganancias al IRS en un Formulario 1099-MISC.
• Una institución financiera podría solicitar un Formulario W-9 si tienes inversiones o préstamos con ellos. Esto incluye, pero no está limitado a, cuentas de ahorros, hipotecas, y cuentas de retiro. Cualquier ganancia por intereses, distribuciones, o producto de transacciones inmobiliarias será reportado al IRS a través de varios Formularios 1099.
• Los proveedores de becas privadas a menudo solicitan un W-9 si tu premio es superior a $600. Esto les ayuda a completar el 1099.MISC que deben enviarte a ti y al IRS.

El Formulario W-9 contiene información sensible que puede ponerte en riesgo de robo de identidad. Asegúrate de confiar en la persona que te lo solicita y que mantengan el formulario en un lugar seguro. Nunca llenes un W-9 vía telefónica. Cuando sea posible, usa un método de envío seguro, como adjuntar el archivo encriptado para el envío de tu formulario por correo electrónico. Si te sientes incómodo llenando el formulario, asesorate con un profesional de impuestos para recibir orientación.

¿Para qué son los formularios W-9?

Los formularios W-9 son la forma con la que el IRS calcula qué impuestos deberán pagar los contratistas independientes o trabajadores autónomos que faciliten mano de obra o servicios a una empresa. Este formulario también exime a las empresas de tener que retener y pagar impuestos en nombre de estos contratistas independientes. También puedes ver estos formularios denominados "Solicitud de número de identificación y certificación del contribuyente".

¿Cuándo se utiliza este formulario?

Este formulario se utiliza con frecuencia en varios escenarios en los que una parte requiere el número de identificación del contribuyente (TIN) de otra parte para informar los ingresos al Servicio de Impuestos Internos (IRS). Estas son algunas situaciones típicas en las que se usa comúnmente un W-9:

• Ingresos pagados a usted.
• Transacciones inmobiliarias.
• Intereses hipotecarios que pagó.
• Adquisición o abandono de bienes garantizados.
• Cancelación de deuda.
• Contribuciones que hizo a una cuenta IRA.

¿Cómo llenar el formulario W-9?

La información del formulario se utiliza para generar otros documentos relacionados con los impuestos. Por acá te dejamos algunos puntos claves de cómo se debe completar este formulario:

• Obtenga el formulario W-9 del IRS o de la entidad solicitante.
• Proporcione su nombre legal completo, dirección y número de identificación del contribuyente (SSN o EIN).
• Marque la casilla de clasificación fiscal correspondiente (por ejemplo, Individuo/Propietario único, Corporación C, Corporación S).
• Si corresponde, ingrese un código de exención para la retención adicional.
• Firme y feche el formulario para certificar la exactitud de la información.
• Devuelva el formulario completo al solicitante antes de la fecha límite especificada.

Los beneficiarios están exentos de la retención adicional

Puede confiar en el reclamo de exención del beneficiario a menos que tenga conocimiento real de que el código y/o la clasificación del beneficiario exento seleccionados no son válidos, o si son inconsistentes entre sí. En ese caso, puede basarse en el Formulario W-9(SP) para obtener el TIN del beneficiario, pero debe tratar al beneficiario como no exento. Si el beneficiario no ingresó un código de beneficiario exento, pero la clasificación seleccionada indica que el beneficiario está exento, puede aceptar la clasificación y tratar al beneficiario como exento a menos que tenga conocimiento real de que la clasificación no es válida.

Si el beneficiario no está exento, usted está obligado a hacer una retención adicional sobre los pagos declarables si el beneficiario no proporciona un TIN de la manera requerida o no firma la certificación, si es necesario.

1. Una organización exenta de impuestos en virtud de la sección 501(a), cualquier IRA o una cuenta de custodia en virtud de la sección 403(b)(7) si la cuenta cumple con los requisitos de la sección 401(f)(2);
2. Los Estados Unidos o cualquiera de sus agencias o instrumentalidades;
3. Un estado, el Distrito de Columbia, un Estado Libre Asociado o posesión de los EE. UU., o cualquiera de sus subdivisiones, agencias o instrumentalidades políticas;
4. Un gobierno extranjero o cualquiera de sus subdivisiones, agencias o instrumentalidades políticas;
5. Una corporación;
6. Un comerciante de valores o materias primas debe registrarse en los Estados Unidos, el Distrito de Columbia o un Estado Libre Asociado o posesión de los EE. UU.;
7. Un comerciante de comisiones de futuros registrado en la Comisión de Comercio de Futuros de Productos Básicos;
8. Un fideicomiso de inversión en bienes raíces;
9. Una entidad registrada en todo momento durante el año fiscal bajo la Ley de Sociedades de Inversión de 1940;
10. Un fondo fiduciario común operado por un banco conforme a la sección 584(a);
11. Una institución financiera;
12. Un intermediario conocido en la comunidad inversora como custodio nominado; o
13. Un fideicomiso exento de impuestos bajo la sección 664 o descrito en la sección 4947.

Los siguientes tipos de pagos están exentos de la retención adicional como se indica para los beneficiarios enumerados en los puntos 1 al 13 anteriores:

Pagos de intereses y dividendos:

todos los beneficiarios enumerados están exentos, excepto el beneficiario del punto 7.

Transacciones de corredores:

todos los beneficiarios enumerados en los puntos 1 al 4 y 6 al 11 están exentos. Además, las corporaciones C están exentas. Una persona registrada en virtud de la Ley de Asesores de Inversiones de 1940 que actúe regularmente como corredor también está exenta.

Transacciones de intercambio de trueque y dividendos de patrocinio:

solo están exentos los beneficiarios enumerados en los puntos 1 al 4.

Pagos declarables conforme a las secciones 6041 y 6041A:

los beneficiarios enumerados en los puntos 1 al 5 generalmente están exentos.

Sin embargo, los siguientes pagos hechos a una corporación y declarados en el Formulario 1099-MISC, Ingresos Varios, no están exentos de la retención adicional.

Para mayor información dirígete a irs.gov